Planning Meetings: fixer un rendez-vous

Key Meeting Vocabulary

Schedule a Meeting (Prendre rendez-vous)

Suggest a time:

• Seriez-vous disponible le mardi 20 mars à 10 heures? — Are you available on Tuesday, March 20 at 10:00?
• Je vous propose une réunion jeudi après-midi. — I propose a meeting on Thursday afternoon.
• Avez-vous des disponibilités cette semaine? — Do you have any availability this week?
• Quel moment vous conviendrait? — What time would suit you?

Agree:

• Oui, c'est parfait pour moi. — Yes, that's perfect for me.
• Je suis disponible. — I am available.
• Cela me convient tout à fait. — That suits me perfectly.
• Je note dans mon agenda. — I am noting it in my calendar.

Refuse / suggest another time:

• Je suis désolé(e), je ne suis pas disponible ce jour-là. — Sorry, I am not available that day.
• Malheureusement, j'ai déjà un engagement. — Unfortunately, I already have a commitment.
• Que diriez-vous de mercredi à 14h? — How about Wednesday at 2:00 PM?
• Serait-il possible de décaler au lendemain? — Would it be possible to move it to the next day?

Postpone or Cancel

Postponement:

• Je dois malheureusement reporter notre réunion. — Unfortunately, I have to postpone our meeting.
• Serait-il possible de décaler au [date/heure]? — Can we move it to [date/time]?
• Je vous propose de nous retrouver le [date] à la place. — I suggest we meet on [date] instead.

Cancellation:

• Je dois annuler notre réunion du [date]. — I have to cancel our meeting on [date].
• Je vous présente mes excuses pour ce désagrément. — I apologize for the inconvenience.
• Nous trouverons une autre disponibilité rapidement. — We will find another available time quickly.

Confirmation and Reminder

Meeting confirmation:

• Je vous confirme notre réunion du [date] à [heure]. — I confirm our meeting on [date] at [time].
• Lieu: [adresse] / En visioconférence via Zoom/Teams. — Location: [address] / Videoconference.
• L'ordre du jour est joint à ce message. — The agenda is attached to this message.

Reminder:

• Je vous rappelle notre rendez-vous de demain à 10h. — I remind you of our meeting tomorrow at 10:00.
• Pourriez-vous confirmer votre présence? — Could you confirm your attendance?

Vocabulary: Conducting the Meeting

• Ouvrir / clôturer la réunion — open / close the meeting
• Passer au premier point de l'ordre du jour — move to the first item on the agenda
• Donner la parole à — give the floor (to someone)
• Prendre la parole — take the floor
• Résumer les conclusions — summarize the conclusions
• Prendre une décision — make a decision
• Passer au vote — put to a vote
• Fixer la prochaine réunion — schedule the next meeting